Bel Gerrit nu direct op
020 811 4335

Hoe organiseer je een geslaagd hybride evenement?

By Gerrit Heijkoop on 19 januari 2015 in Blogposts, Evenementen
0
0

De bedrijven Meetingselect en DSM organiseerden beiden onlangs een hybride event. Beide echter met totaal verschillende doelstellingen. Lees hier hun ervaringen en succesfactoren, die gaan over een zachte landing, groter bereik en de opwinding van ‘live’.

Voorbeeld 1 – DSM Innovation Summit: Zachte landing bij ‘thuisblijvers’

DSM is een internationaal chemie bedrijf met zo’n 18.000 medewerkers wereldwijd. Daarvan behoren er zo’n 2.500 tot de zogenaamde ‘innovation community’: business developers, marketeers etc. Om de 2 jaar komen de top 200 professionals van deze DSM Innovation Community bij elkaar voor een tweedaagse Innovation Summit. De deelnemers bespreken nieuwe projecten, innovaties en delen hun visie. Helemaal geïnspireerd komen ze terug op hun werkplek – waar het lastig is om je enthousiasme te delen met de collega’s die er niet bij waren.

Hoe kunnen we meer mensen laten delen in de inspiratie en daardoor het effect van de Innovation Summit versterken? Daartoe werd het event dit jaar hybride. Gedurende de laatste 2 uur van dit 2-daagse evenement maakten we een online uitzending met onder andere:

  • een voorbeschouwing en korte terugblik met de Chief Innovation Officer
  • de registratie van een catwalk modeshow met innovaties
  • een keynote speech van de CEO
  • een half uur ‘ask me anything’ met de CEO

Succesfactoren voor een hybride event:

1: communicatie dicht op online event

Waar de promotie voor een live event maanden van tevoren start en afneemt in de laatste weken, is dit voor het online event andersom. Juist de week voor het event werd het meeste promotie gemaakt. Sterker nog, in de laatste 48 uur zit de grootste conversie van aanmeldingen (en zou dus ook je meeste aandacht qua communicatie moeten zitten).

2: innovatie + CEO = interessant

Innovatie is sexy en zeer belangrijk voor een bedrijf als DSM. Een keynote van de CEO over dit onderwerp is voor alle medewerkers interessant, zeker als er een ‘ask me anything’ aan vast zit. Zorg er bij het ontwerpen van je hybride event dus voor dat je de aller, allerbeste content van je event neemt om een live uitzending omheen te maken.

3: ambassadeurs voor het event

Een hybride event gaat om het verspreiden van energie. De meeste energie en momentum zit natuurlijk bij de deelnemers die naar de 2-daagse in Frankfurt mochten komen. Daarom kregen de fysieke deelnemers van tevoren verschillende tools om het online event actief te promoten. Ze konden bijvoorbeeld een kant-en-klare e-mail doorsturen om hun collega’s op te roepen om te kijken, en dat werkte.

DSMsummit-small-38878

Resultaten van dit hybride event:

Resultaat 1: 240 actieve kijkers: +120% deelnemers

Er keken ruim 240 mensen naar deze liveshow, dat zijn er dus 20% meer dan op het fysieke event aanwezig waren. Op verschillende plekken in het land keken collega’s samen, sommige afdelingen besteedden de tijd van hun afdelingsoverleg eraan. Van de 240 deelnemers nam 38% deel aan de chat.

Resultaat 2: record kijktijd: 97 minuten

De gemiddelde kijktijd was ruim anderhalf uur, wat zeer lang is voor een online event.

Resultaat 3: zeer hoge waardering: 8.56

Op een schaal van 1-10 is de waarschijnlijkheid dat deelnemers aan anderen een volgend online event aanbevelen is 8,56. Ook dit is zeer hoog.

Lessen voor de volgende keer

Ondanks het succes kunnen er altijd dingen beter. Elk online event biedt nieuwe kansen.

Les 1: inhoud beter afstemmen op de online beleving

De catwalk presentatie van producten werd door veel deelnemers gezien als te frivool. Voor de fysieke deelnemers was het na 1,5 dag inhoudelijk kost een welkome afwisseling. Maar voor de online kijkers was het een wat rare start; moeilijk te volgen en te begrijpen. In een volgende sessie zal er online meer focus zijn op de inhoud van de innovaties en voor een andere presentatievorm gekozen worden.

Les 2: vragen, vragen, vragen

Graag had men een minder lange speech gezien en meer tijd voor vragen. De Q&A werd zeer hoog gewaardeerd. Men had graag nog meer vragen tijdens de presentatie ingebracht zien worden.

Les 3: maak meer gebruik van mogelijkheden

De sessie maakte nieuwe ideeën los, die uitstekend online uit te voeren zijn. Bijvoorbeeld het volgen van een innovatie van begin tot resultaat, of het uitzenden van meerdere specialistische presentaties voor een kleiner publiek.

Voorbeeld 2 – Meetingselect: meer bereik

Meetingselect wilde een groter online bereik creëren voor haar klantenevent. Daartoe maakten we een uitzending rondom de keynote speech van expert Jon Bradshaw over ‘Behavioural Science in Meeting Design’. We organiseerden na de presentatie een interactieve Q&A met hem.

Succesfactor: pas de uitzending aan op het doel

Het doel van deze uitzending was om meer klanten en relaties van Meetingselect toegang te geven tot het hoogtepunt van hun klantenevent. Daarom is heel gericht gekozen voor de focus op de keynote speech. Door na de presentatie een Q&A te organiseren, kreeg Meetingselect ook een goed inzicht in de vragen die bij haar doelgroep leven. Deze inzichten kunnen ze in de toekomst goed gebruiken als inspiratie voor updates op hun social media kanalen.

hybride event meetingselect spreker

Resultaten: meer dan verdubbeld bereik

Naast de 120 deelnemers aan het live event participeerden 150 mensen online: een meer dan verdubbeld bereik dus! Een levendige chat en Twitter deelname bereikt nog eens 18.500 social media accounts.

Tweet van een van de deelnemers:

‘Meetingselect session proves online can be a real joy with quality stream & professional online moderation.’

Bepaal zelf je doel en experimenteer

Hoe je een hybride event inricht, hangt af van het doel dat je ermee hebt. Deze twee voorbeelden laten dat duidelijk zien.

Wil je meer bereik? Wil je weten wat er leeft? Is het lange-termijn effect het belangrijkste? Afhankelijk van de doelstelling richt je de online uitzending(en) in.

Begin gerust voorzichtig, met een relatief korte uitzending. Dat hoeft niet veel te kosten en bovendien is het voor sponsors interessant – waarschijnlijk kan het zelfs kostenneutraal.

Nog vragen?
Grijp je kans en plaats jouw vraag hieronder in de comments. Ik vind het leuk om je op weg te helpen!

0 Comments

Add comment

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Copyright Gerrit Heijkoop | Dagvoorzitter, Presentator en Vlogger