Dit is een oproep aan alle congresorganisatoren, event planners en evenementen bureaus: laat locaties die geen fatsoenlijk gratis WiFi aanbieden vanaf nu links liggen. Dat is de enige manier waarop ‘wij als branche’ de locaties die al wel geïnvesteerd hebben in een dergelijke infrastructuur kunnen belonen. En de rest van de locaties zal snel volgen, wanneer ze merken dat ze hierdoor omzet verliezen.

In deze column geef ik je 5 redenen waarom gratis WiFi op evenementen en congressen essentieel is. Aan het eind van het artikel nodig ik je uit om mee te werken aan de “Event WiFi Wiki”.

1. Gratis WiFi is een standaard nutsvoorziening

Net zoals je zorgt dat het licht brandt, de temperatuur aangenaam is en er voldoende toiletten zijn, dien je te zorgen dat er gratis WiFi is voor je bezoekers. Dat is al lang geen ‘extraatje’ of ‘nice to have’ meer. Je bezoekers verwachten gewoon dat het geregeld is. Immers, onderweg komen ze op het vliegveld, bij tankstations of bij de MacDonalds waar gratis WiFi de normaalste zaak van de wereld is. Hoezo zou dat op jouw evenement opeens een probleem zijn? Laat ze niet afknappen!

2. Gratis WiFi betekent extra promotie

Het zal je niet zijn ontgaan dat mensen graag hun ervaringen delen met hun netwerk via sociale media als Twitter, Facebook en Linkedin. Je bezoekers zullen dan ook gretig gebruik maken van jou internetverbinding om aan hun hele netwerk te vertellen dat ze op jouw evenement of congres zijn. Dat levert op die dag zelf wellicht geen extra bezoekers meer op, maar draagt enorm bij aan je naamsbekendheid. Daar plukt je bij een volgende editie de vruchten van!

3. Gratis WiFi betekent directe feedback

Je bezoekers zijn via het internet direct met elkaar en met jou als organisator verbonden tijdens uw evenement. Dat biedt je de unieke gelegenheid om al tijdens de bijeenkomst live feedback te verzamelen en eventueel bij te sturen waar nodig. Het spreekt voor zich dat dit kwaliteit van je congres of evenement ten goede komt. En tevreden bezoekers komen volgende keer weer!

4. Gratis WiFi bespaart kosten

De kans is groot dat je wel eens te maken hebt met internationale gasten op uw congres of evenement. Herinner je je de laatste keer dat jij zelf in het buitenland was? WiFi is broodnodig om de kosten voor communicatie, op locatie en met het thuisfront, enigszins binnen de perken te houden. Jouw bezoekers, sprekers en sponsors zullen je dankbaar zijn wanneer je ze niet onnodig op kosten jaagt!

5. Gratis WiFi biedt kansen

De ontwikkelingen op het gebied van event technologie gaan razendsnel. Van digitale programmaboekjes, interactieve plattegronden, match-making kastjes, mobiele stem systemen tot Hotspot printing. Veel van deze innovatieve techniek staat of valt bij de beschikbaarheid van draadloos internet. Wanneer jij met de tijd mee wilt, mag je deze kansen niet aan je neus voorbij laten gaan!

Tot slot, een uitnodiging …

Sinds kort vindt iedere maandag om 12:00 CEST (11:00 GMT) op Twitter de #EUventprofs-chat plaats. Dit is een Europese versie van de beroemde internationale #Eventprofs-chat. Tijdens de eerste editie kwam het onderwerp ‘gratis WiFi’ ook ter sprake en is het idee gevormd om een “Event WiFi Wiki” op te starten:

Een lijst waarop iedereen event locaties kan toevoegen waar gratis WiFi gewoon beschikbaar is. Klik hier om de locaties die jij kent en die aan deze voorwaarde voldoen, toe te voegen:
http://event-wifi-wiki.wikispaces.com.

Deze lijst gaat uit van de ‘wijsheid van de massa’: wanneer we allemaal 1-2 locaties toevoegen, groeit de lijst vanzelf (en natuurlijk locaties verwijderen, wanneer deze onterecht vermeldt staan).

Doe je mee?

Deze post is verschenen als column op Eventplanner.be /.nl