Er is geen krachtiger sociaal netwerk voor evenementen, congressen en beurzen dan Twitter. Dat komt doordat alle berichten openbaar zijn. Met behulp van de zoekfunctie vindt je in één keer alle mensen die online over het evenement praten. Zowel bekenden die je kunt opzoeken, als onbekenden waar je contact mee kan maken.

Hieronder vind je het 10-stappenplan om de inzet van Twitter zo effectief mogelijk te maken.

1. Begin!

Het klinkt logisch, maar voor sommigen nog een stap om te nemen. Dus indien nodig, open een account op Twitter. Kies een herkenbare, maar zo kort mogelijke ‘username’. Immers, wanneer mensen over of tegen je praten, gaat de ‘username’ af van de maximaal 140 tekens in een bericht.

2. Maak jezelf aantrekkelijk en vindbaar

Voeg een foto toe, zo snel mogelijk! Standaard geeft Twitter een nieuwe account het plaatje van een ei. Accounts met een ‘ei’ worden niet serieus genomen. Wanneer je kiest voor een logo in plaats van een herkenbare foto, realiseer je dan dat je meer moeite moet doen om persoonlijk contact te maken.

Schrijf een wervende ‘bio’ (max 140 tekens!). Hierin zet je in ieder geval de naam van het evenement en waar het evenement over gaat. Kies hierbij zoveel mogelijk voor veel gebruikte zoektermen. Zorg ook dat het design overeenkomt met de huisstijl van je evenement. Dat vergroot de herkenbaarheid en professionaliteit. Je kunt het achtergrondplaatje en de kleuren aanpassen onder instellingen.

3. Maak een ‘contentplan’

Zoals ik al schreef in een eerdere blogpost: Relevante content begint met een ‘L’. Bedenk onderwerpen om te lachen en te leren. Denk na hoe je mensen liefde kunt geven. En wat mensen moeten weten om je te lokaliseren.

Vul tweets aan met links naar foto’s, video’s en websites om meer te kunnen vertellen dan die 140 tekens. Creëer vervolgens een ‘ritme’ zodat de account enigszins herkenbaar en voorspelbaar wordt. Daar komen mensen voor terug. Bijvoorbeeld iedere maandag een nieuwe spreker, woensdag een grappige video en rond lunchtijd een discussie.

En tot slot: werk vooruit! Maak gebruik van schaarse tijd en inspiratie. Soms heb je opeens een uurtje over. Als je op dat moment 5 berichten twittert, is de kans dat die gelezen worden veel kleiner dan wanneer je ze spreidt. Gebruik bijvoorbeeld Tweetdeck of Hootsuite om tweets te plannen.

4. Zoek, graaf en ‘list’ om interessante accounts te volgen

Zoek op relevante termen met search.twitter.com. De mensen die over jouw onderwerp, misschien zelfs jouw evenement, twitteren ga je volgen. Er zijn ook allerlei ’tweeps-verzamel-sites’, zoals bijvoorbeeld Twittergids. Ook kun je slim gebruik maken van de Twitterlijsten van anderen. Of zoek door lijsten met behulp van Listorious.

Let wel op de verhouding tussen ‘following’ en ‘followers’! Als die te scheef groeit, zullen mensen denken dat je een ‘spam account’ bent. En als die echt veel te scheef groeit, dan ben je dat ook en dan wordt je door Twitter verwijderd.

5. Gebruik ‘liefde’ & creëer volgers

Focus op bij het creëren van volgers altijd op kwaliteit het gaat niet om de getallen, maar om de relaties! Het heet tenslotte niet voor niks ‘sociale’ media. Door je sociaal te gedragen, maak je contact en willen mensen je volgen. Als zij vervolgens jouw berichten doorsturen naar hun volgers, bereik je véél meer mensen dan je ooit zelf bij elkaar kunt sprokkelen.

Wanneer iemand je gaat volgen, heet ze netjes persoonlijk welkom en geef een compliment. Bijvoorbeeld over hun website of over iets wat je ziet in de laatste paar tweets. Mensen vinden het ook altijd fijn om genoemd te worden. Gebruik daarvoor ‘retweets’ en ‘@-replies’.

Goed, je hebt nu een goed lopende Twitteraccount voor jouw evenement of congres. Wat moet je nu verder doen rondom je evenement?

6. Promoot je ‘hashtag’: bijvoorbeeld #eventplanner

Een ‘hashtag’ is eigenlijk niks meer dan een onderlinge afspraak: een ‘code’ met een # ervoor. Hiermee kan je de berichten die over jouw evenement gaan filteren uit de enorme stroom aan twitter berichten. Dat werkt natuurlijk alleen als iedereen de ‘afspraak’ kent!

Zet de hashtag dus op al je communicatie uitingen. Op de website, op je uitnodigingen, op je tickets en natuurlijk op Twitter zelf. Vertel er bij wat je doelstellingen met Twitter zijn; de laatste informatie vertrekken of mogen mensen ook vragen stellen? En wordt er dan ook antwoord gegeven? Hoe snel?

7. Visualiseer je tweets op het evenement

Twitter speelt zich af online, terwijl jouw bijeenkomst natuurlijk in de echte wereld plaats vindt. Daarom moet je laten zien wat er gebeurt op de ‘back-channel’. Dat kan eenvoudig op schermen met gratis tools zoals Twitterfountain en “What’s On?” van Triqle.

Denk wel na over afbakening! Wanneer laat je de berichten wel zien en wanneer niet? Zo is het een slecht idee om de stroom tijdens een spreker te laten zien. Dit leidt af en kan tot pijnlijke situaties leiden. Zorg ook dat het duidelijk leesbaar blijft door de schaal aan te passen.

8. Maak het persoonlijk: REAGEER!

Zoals al eerder genoemd: het is een ‘sociaal’ medium. Stel daarom iemand aan als ‘community manager’ of ‘virtuele host’ in je team. Deze luistert actief en is open, eerlijk en behulpzaam (net als je ‘offline’ doet!). Instrueer ook je dagvoorzitter dat deze af en toe een bruggetje slaat naar wat er voorbij komt in de online wereld.

9. Zorg voor content om te delen

Wanneer mensen over jouw evenement, congres of beurs twitteren, kom je onder de aandacht van hun hele netwerk. Maak het je relaties daarom gemakkelijk: zet foto’s op Flickr, video’s op YouTube en ‘share links’ in al je content. Door te werken met een digitaal programma overzicht, kunnen bezoekers heel eenvoudig online delen waar ze naar toe gaan.

Tip: Mensen zijn dol op foto’s van zichzelf! Als jij kan zorgen dat mensen online een foto van zichzelf kunnen vinden, zullen ze die ongetwijfeld delen via hun sociale netwerken.

En tot slot:

10. Pluk de vruchten!

Twitter is één grote bron van kennis, creativiteit en relaties: leg je oor te luister en vraag om hulp! Laat je bezoekers de promotie voor je doen doordat ze over je evenement online praten. Praat actief mee en betrek je doelgroep bij de organisatie van het evenement. En hou je doelgroep vast, ook na afloop van een ontmoeting.

Mocht je nog vragen en/of aanvullingen hebben naar aanleiding van bovenstaand stappenplan? Ik praat hieronder graag met je verder!

Deze post is verschenen als column op Eventplanner.be /.nl